اصول و روشهاي متداول در ایمیل نگاری!

 

همانطور كه ميدانيد در كارهاي روزمره ي كنوني ايميل يا همان پست الكترونيك از جايگاه ويژه اي برخوردار است و به دليل امكان سرعت و سهولتي را كه جهت تبادل اطلاعات براي كاربران اينترنت بوجود آورده، خود بيانگر ارزنده بودن اين سرويس تحت وب جهاني است. در اينجا نكاتي در جهت اصول و روشهاي متداول در ایمیل نگاری و همچنين استفاده ي هر چه بهتر از اين سرويس را حضور شما عزيزان خوب گروه پرشين استار يادآور مي شويم.
تاکنون چند بار شده که به جایی ایمیل ارسال کنید ولی هیچ جوابی نگرفته باشید. بسیاری از اوقات در دلتان گیرنده را متهم به سهل‌انگاری کرده و بسیار ناامید می‌شوید. هرچند در بعضی موارد ممکن است حق با شما باشد، اما در بسیاری از موارد خود ما به گونه‌ای مقصر هستیم. نکته مهم در اینجاست که اگر می‌خواهید جواب مورد نظرتان را از شخصی که به او پست الکترونیک ارسال کرده‌اید بگیرید، باید به صورت حرفه‌ای عمل کنید و طوری بنویسید که خواننده ترغیب به پاسخگویی شود. مقاله‌ی که پیش رو دارید حاوی نکات ظریف و جالبی است که برای نویسندگان عجول امروزی كه می‌تواند بسیار مفید و کارآمد باشد.
برای اینکه یک ایمیل نویس حرفه‌ای و موفق باشید بهتر است نکات زیر را مدنظر داشته باشید:

بطور كلي چرا EMAIL می‌نویسید ؟
قبل از اینکه شروع به تایپ کردن کنید، پاسخ صریح و روشنی برای دو پرسش زیر بیابید:
1- چرا این ايميل را می‌نویسم.
2- دقیقاً انتظار دارم که چه پاسخی دریافت کنم.
اگر نمی‌توانید پاسخ این دو سوال را بدهید، بهتر است که مدتی دست نگه دارید تا پاسخ آن را بیابید. مردم همه روزه صدها و بلکه هزارها ایمیل دریافت می‌کنند، بنابراین بسیار طبیعی است که به سراغ ایمیل ‌هایی بروند که به خوبی ساخته و پرداخته شده و در عین حال برای وقت و کار گیرنده آن ارزش قائل شده باشد.
ایمیل ‌هایی که بی‌دقت نوشته شده باشند، قاعدتاً نمی‌توانند پاسخی دقیق دریافت کنند.
سعی کنید که در نوشتن ایمیل، آن را از دید گیرنده بررسی کنید و مطمئن شوید که تمام جوانب آن را سنجیده‌اید. اگر دریافت جواب ایمیل برایتان مهم است، باید برای نوشتن آن اهمیت قائل شوید و این اهمیت را با دقت در نگارش متنی که می‌نویسید به گیرنده نیز منتقل کنید.

سعي كنيد خواسته‌تان را به روشنی بیان کنید
شاید بتوان تمام ایمیلهای کاری و اداری را به 3دسته زیر تقسیم کرد:
1- اطلاع‌رسانی، مثلاً پس فردا یک گردهم آیی خواهیم داشت.
2- تقاضای اطلاعات، مثلاً نتیجه پرونده آقای X را برایم پست کنید.
3- تقاضای انجام کار، مثلاً لطفاً با آقای X تماس بگیرید تا جلسه روز شنبه را به تعویق بیاندازند.
گیرنده ايميل باید بتواند به روشنی درخواست شما را درک کند، به هیچ عنوان منظور اصلی‌تان را در لابه‌لای توضیحات دیگر مدفون نکنید.
تمام جزئیات و منظور اصلی‌تان را در همان یکی دو جمله اول خلاصه کنید و از اینکه به صراحت موضوع و خواسته‌تان را مطرح کنید نگران نباشید. فقط به خاطر بسپارید که بسیار مختصر و مفید بنویسید و تجسم کنید که هیچ‌کس بیشتر از یکی دو جمله اول ايميل شما را نخواهد خواند، بنابر این باید به قدری خوب شروع کنید که خواننده را تا انتهای ايميل ترغیب کند.

یک موضوع (SUBJECT) خوب انتخاب کنید
انتخاب یک موضوع مرتبط و روشن می‌تواند تا حد بسیار زیادی به زمان پاسخ دهی کمک کند. از انتخاب موضوعاتی مانند سلام، کمک، فوری و از این قبیل به شدت خودداری کنید. این سبک انتخاب موضوع که به شدت در میان ما ایرانیان رایج است، فقط تصمیم‌گیری در مورد ايميل شما را به تأخیر می‌اندازد. بعضی از افراد نیز با تأکید بر روی حروف سعی می‌کنند که موضوع را مهم جلوه دهند، مثلاً فوووووررری!!! یا کمممممممک!
به خاطر داشته باشید که این‌گونه عنوان ها فقط کار شما را به تعویق خواهد انداخت.
موارد زیر می‌تواند به عنوان مثال‌های خوبی به روشن شدن ماجرا کمک کند:
- قرار ملاقات به ساعت 3 تغییر کرد.
- یادآوری، چهار‌شنبه عید است و کلاس تشکیل نخواهد شد.
- تقاضا، پرونده آقای X را دوباره بفرستید.
- کمک، آیا می‌توانی‌ هارد کامپیوترم را فرمت کنی؟
اگر فقط به موضوعی که خواننده ايميل‌تان با آن آشناست، اشاره می‌کنید و یا اگر قرار است فقط یک جواب مختصر و مفید، مانند بله، پرونده به دستم رسید، و یا در کنفرانس شرکت خواهم کرد بدهید، می‌توانید از نوشتن متن ايميل صرف نظر کرده و فقط در قسمت موضوع آن را ذکر کنید. در بسیاری از سازمان‌های بزرگ که تعداد فراوانی ایمیل دریافت می‌کنند، این نوع ایمیل ها کاملاً شناخته شده است و SERVER به محض دریافت این نوع ایمیل، عبارت EOM به معنای EUD OF MESSAGE (پایان پیغام) را به انتهای SUBJECT اضافه می‌کند تا گیرنده بداند که متنی وجود نداشته و روی آن کلیک نکند. برخلاف تصور بسیاری از مردم که فکر می‌کنند این نوع ايميل‌نگاری دور از ادب است، باید بدانید که افرادی که روزانه صدها ایمیل دریافت می‌کنند، از این کار شما بسیار قدردانی خواهند کرد و این شانس دریافت پاسخ را بالاتر خواهد برد.
اگر به ایمیلی که دریافت کرده‌اید پاسخ می‌دهید (REPLY)، تا زمانی که موضوع عوض نشده می‌توانید همان عنوان (SUBJECT) را نگه دارید، اما بهتر است که در انتهای موضوع اشاره کوچکی به ایمیل ارسالی کرده و آن را در پرانتز یا چیزی شبیه به آن قرار دهید، مثلاً اگر به موضوع اصلی که تصوير درخواستي بوده پاسخ می‌دهید، می‌توانید بنویسید: تصوير درخواستي (الصاق شده)

به اختصار نوشتن و معجزه دریافت پاسخ
تصور کنید که به یک اداره ايميل نوشته‌اید و کارمند مربوطه ساعت سه و پنجاه و پنج دقیقه آن را باز کرده و ناگهان با یک ایمیل طولانی در حد یک کتاب یا مقاله روبرو می‌شود. اکثر مردم در مواجهه با چنین ايميل‌هایی سریع به انتهای ايميل می‌روند و به اصطلاح SCROLL DOWN می کنند و چون نمی‌توانند تمام متن را بخوانند، قاعدتاً نمی‌توانند پاسخ مناسبی هم به شما بدهند، نکته بسیار مهم در این‌جا این است که تا حد امکان سعی کنید ايميل‌هایتان در یک صفحه معمولی مانیتور باز شود و نیازی به پیمایش صفحه نداشته باشد. دلیل اینکه آگهی‌های بالای صفحات WEB گران‌تر است نیز همین است، آگهی دهندگان فرض را بر این می‌گذارند که اولین جایی که در صفحه مشاهده می‌شود، بالای صفحه است و نه پایین آن! اگر مطالب زیادی برای نوشتن دارید، آن را در طی چند ایمیل و با انتخاب عنوان‌های مناسب ارسال کنید.

چه واکنشی از طرف مقابلتان می‌خواهید ؟
اگر ايميل شما حاوی تقاضای انجام کاری است، بهتر است آن را به وضوع بیان کنید و دقیقاً بگویید که چه زمانی آن را می‌خواهید. بسیاری از مردم و دفاتر کاری، از علامت‌های شناخته شده برای رساندن منظور خود استفاده می‌کنند. شما هم مي توانيد مواردي را از قبيل (علت ايميل نگاري)، (نياز به پاسخ داشتن يا نداشتن)، (زمان پاسخ گويي فوري است يا غير ضروري) و مواردي از اين قبيل را طبق صلاحديدتان در ايميل ذكر كنيد.

این مدل علامت‌گذاری‌ها می‌تواند در کمترین زمان ممکن منظورتان را به گیرنده منتقل کند، و بطور كلي علامت‌گذاری می‌تواند در ايميل‌های رسمی و اداری بسیار موثر باشد. گیرنده ايميل در اغلب موارد نمی‌تواند چند بار ايميل شما را مرور کند تا بفهمد که منظورتان دقیقاً چه بوده است، بنابراین اصلاً چنین انتظاری نداشته باشید.

ارسال کپی يا رونوشت ايميل به شخص یا اشخاص دیگر
اگر ايميلي را برای شخصی می‌فرستید که باید آن را خوانده و تصمیم گرفته و یا کاری انجام دهد، آدرس پست الکترونیکی او را در قسمت TO بگذارید و افراد دیگری که فقط قرار است در جریان مسائل باشند در قسمت CC قرار می‌گیرند. اغلب افراد نگاه می‌کنند که در کدام بخش قرار دارند، اگر در قسمت CC هستند یعنی ایمیل فقط جهت اطلاع آنان است و خواندن آن چندان حیاتی و ضروری نیست، پس می‌توانند سر فرصت به سراغ آن بروند.
در نهایت این چند مورد را نیز همواره مدنظر داشته باشید:

پیگیری کنید
اگر منتظر پاسخ ايميل‌تان هستید و یا شخصی منتظر دریافت پاسخ شماست ولی مدتی از ارسال ایمیل اولیه گذشته، بهتر است از همان ابتدای ايميل به آن اشاره کنید، مثلاً بنویسید طبق تقاضای شما در مهر ماه سال 87 مبنی بر ... و با عطف به تقاضای اینجانب در تاریخ ...

موضوعات را تفکیک کنید
اگر راجع به چند موضوع مختلف می‌نویسید، بهتر است که هر کدام را در یک ایمیل جداگانه و با عنوان جداگانه و مناسب آن بفرستید. به این ترتیب پیگیری‌های مربوط به آن توسط گیرنده آسان‌تر خواهد شد، بخصوص اینکه بسیاری از افراد ايميل هایی که باید پاسخ‌ دهند را علامت‌گذاری می‌کنند و بدین ترتیب اگر به یکی از بخش‌های ایمیل پاسخ دهند، ممکن است علامت آن را برداشته و دیگر به سراغ سایر موارد نروند.

گفتن از گذشته
اگر تقاضای کمک می‌کنید، بهتر است بنویسید که قبلاً چه راه‌هایی را امتحان کرده‌اید و چه پاسخی گرفته‌اید، گیرنده باید بداند که راجع به چه مسائلی نباید دوباره توضیح بدهد و این به حل مشکل شما در مدت کوتاه‌تر و به صورت دقیق‌تر بسیار کمک می‌کند.

تفاوت Reply و Forward و كاربرد آنها !
چنانچه ايميلي را از طرف دوستي يا گروهي دريافت كرده ايد، اگر بخواهيد جهت پاسخ دادن به آن دوست يا حتي آن گروه اقدام كنيد لازم است از گزينه ي Reply استفاده كنيد ولي اگر بخواهيد همان ايميلي كه دريافت كرده ايد را به دوستان و افراد ديگري منتقل كنيد در اينجا لازم است حتما از گزينه ي Forward استفاده كنيد. ذكر اين نكته ضروري است كه طبق مستندات موجود اكثر كاربران مبتدي معمولا هميشه (يعني در هر دو صورت) از Reply استفاده مي كنند و توجهي به وجود Forward ندارند ! در حاليكه انجام اين روش نه تنها نادرست است بلكه موجب خواهد شد ايميل ارسالي شما دچار يكسري تغييرات از قبيل ناخوانا شدن متون، بهم ريختگي قالب ايميل و خلاصه عدم مطابقت صد در صدي با نسخه ي اصلي آن را باعث شود ! توضيح اينكه جهت استفاده از يك روش استاندارد هميشه بايد بخاطر داشته باشيد كه گزينه ي Reply براي پاسخگويي به شخص ارسال كننده ي ايميل و گزينه ي Forward جهت ارسال يك نسخه كپي از همان ايميل دريافتي براي ديگران البته بدون كوچكترين تغييراتي پيش بيني شده است.
 

منبع : نشریه اینترنت